La préparation de l’assemblée générale (AG) de copropriété fait l’objet d’une réunion obligatoire du syndic avec le conseil syndical. L’un des points cruciaux est le contrôle des comptes : le conseil syndical l’aura mené préalablement (éventuellement avec l’aide d’un professionnel) et demandera la correction de certains éléments des comptes avant envoi de la convocation.
Il arrive que survienne un désaccord entre le conseil syndical et le syndic sur certaines charges à approuver en AG.
Si le désaccord subsiste après la réunion de préparation de l’AG, le conseil syndical peut être tenté de recommander un vote « contre » l’approbation des comptes. Or, un refus en bloc doit rester exceptionnel, car il va gêner la copropriété, et non le syndic :
- La régularisation des charges de chaque copropriétaire sera reportée d’un an[1]
- Dans le cas d’un comptage individuel du chauffage collectif ou de compteurs divisionnaires de l’eau froide et/ou chaude, la régularisation sera également reportée
- La trésorerie de la copropriété risque de pâtir de la non-perception des sommes à appeler au titre de la régularisation (cas d’un exercice déficitaire)
- Les sommes à percevoir ou à recevoir des copropriétaires vendeurs ou nouveaux acheteurs seront sujettes à erreurs
- En présence de copropriétaires débiteurs, le syndic ne pourra pas les assigner en paiement de la régularisation des charges
Dès lors, quelle mesure alternative au refus d’approuver les comptes ?
Une alternative souvent utilisée est celle de l’approbation « avec réserves ». Or l’expérience montre qu’il est rare que le syndic et même le conseil syndical revienne sur les points objets des « réserves », notamment faute d’impératif à les lever.
TeamCopro recommande donc plutôt d’approuver les comptes de l’exercice à l’exception des montants litigieux. Cela signifie que la résolution proposée dans la convocation va être complètement modifiée en séance. Exemple :
Résolution 5 : Approbation des comptes de l’exercice 2021.
L’assemblée générale décide d’approuver les comptes de charges courantes de l’exercice 2021 pour un montant de 198 000,00 € correspondant :
- Au montant de 200 000,00 € porté dans la convocation
- Diminué du montant de 1 000,00 € correspondant à une incohérence dans la facturation du gaz qui n’a pas encore pu être rectifiée (clé XX)
- Diminué du montant de 500,00 € correspondant à une facturation de XX par le syndic que le conseil syndical estime indue en raison de YY (clé XX)
- Diminué du montant de 500,00 € correspondant à la facturation de XX pour prestation non exécutée (clé XX)
L’assemblée générale décide conjointement que les montants non approuvés seront portés en compte d’attente.
Procéder ainsi par approbation partielle permet à la fois de ne pas bloquer le fonctionnement de la copropriété et d’entériner le refus du conseil syndical d’approuver certaines charges.
Mais cela implique en amont de l’AG, d’avoir prévu :
- le nouveau texte de la résolution (à préparer par écrit)
- un président de séance qui a l’autorité de faire modifier le texte de la résolution et de l’expliquer (rappel : le syndic n’est que secrétaire de séance)
- un / des scrutateurs qui vont bien s’assurer que la version signée du PV comprend bien le nouveau texte (le nombre de scrutateurs est en principe indiqué dans le règlement de copropriété)
Cette démarche implique aussi que le conseil syndical va assurer, en aval de l’AG, un suivi des montant litigieux afin de résoudre les divergences, et ainsi faire sortir les montants du compte d’attente avant l’AG de l’année suivante.
[1] Ainsi, en cas de mutation d’un lot postérieurement à l’assemblée, le solde devra être imputé à l’acquéreur, ce qui n’est pas équitable