Dernière mis à jour 17 septembre 2020 - à jour du décret 2020-834 du 2 juillet 2020

L'ordonnance 2020-595 du 20 mai 2020 donne tout pouvoir aux syndics de dématérialiser totalement les AG, et de choisir seuls les moyens techniques pour le faire.

Cette dématérialisation peut revêtir deux formes, au choix du syndic :

1. visioconférence ou audioconférence + vote par correspondance
2. vote par correspondance seul

Conséquences directes :

1. aucun lieu de convocation n'est précisé
2. dans le cas d'un vote entièrement par correspondance, le rôle du président de séance est défini par des dispositions particulières2

La dématérialisation à la seule initiative du syndic est en vigueur jusqu'au 31 janvier 2021 (nouvelle date limite pour les AG reportées). Elle concerne toutes les assemblées générales, et non seulement celles qui ont dû être reportées en raison du confinement.

Le vote par correspondance s'exprime obligatoirement (ces règles valent pour toutes les AG à partir du 4 juillet 2020, et pas seulement pour les AG dématérialisées) :

• par le biais du formulaire de vote établi  selon le modèle défini par arrêté1, obligatoirement joint à la convocation

• selon les modalités fixées par décret1 : conditions de délais, de transmission du formulaire de vote au syndic, de prise en compte du vote.

Pouvoirs : l'ordonnance élargit le nombre de pouvoirs que peut détenir un copropriétaire pour l'AG : ils peuvent temporairement représenter 15% des voix au lieu de 10%.

Commentaires :

Aucune nécessité d'accord ni de consultation du conseil syndical ne figure dans l'ordonnance, mais cela ne lui retire aucunement son pouvoir de contrôle et d'assistance.

Petites copropriétés : certains syndics pourront estimer que leur maniement des outils généralistes de visioconférence (Zoom, Teams...) leur permettront de gérer des AG jusqu'à une quinzaine de participants. Cette solution non sécurisée juridiquement ne tentera guère les professionnels, mais tout au plus quelques syndics non professionnels qui connaissent personnellement chaque copropriétaire.

En effet, étant donnés les impératifs stricts d'une AG3, les outils généralistes ne conviennent pas. Il faut alors se tourner vers les spécialistes. Or, le blanc-seing aux syndics que prévoit cette ordonnance leur donne toute latitude pour décider seul de contracter avec une société spécialisée, sans aucun plafonnement du coût.

Quels prestataires savent organiser une AG en visioconférence ? Depuis le 19 septembre 2019 (première AG en visioconférence organisée par Foncia en faisant appel à Fuze pour une copropriété de Nantes), la profession a eu le temps de s'organiser. La reprise des AG en juin 2020 aurait pu donner le coup d'envoi à une exploitation massive de la visioconférence. Or assez peu d'expériences effectives sont relatées, ce qui contraste avec les centaines d'articles sur le sujet. Les syndics semblent chercher encore la bonne solution (celle qui résoudra plus de problèmes qu'elle n'en crée), comme on le constate dans ces recommandations de l'UNIS4. Les solutions des spécialistes (CoproVisio, SyndicAppli, AGCOP Visio, Visio Syndic...) sont peu adoptées par les syndics, car elles ne sont pas interfacées avec les modules de gestion d'assemblée générale de leurs logiciels professionnels.

De plus, le coût d'une AG en visioconférence gérée par une société spécialisée est élevé5. Les syndics doivent absorber les coûts d'équipement et de maintenance, puisqu'ils ne peuvent refacturer à une copropriété que les coûts occasionnés par sa propre AG.

Nos recommandations :

En tant que conseil syndical, interrogez d'urgence votre syndic pour savoir s'il envisage de convoquer une AG dématérialisée

• en visioconférence + vote par correspondance

• entièrement par correspondance

Si c'est le cas, vous pourrez alors prévoir avec votre gestionnaire d'une part les questions habituelles (date, ordre du jour, contrôle des comptes, budget prévisionnel), mais surtout les problèmes particuliers, notamment le rôle spécifique du président de séance en AG entièrement par correspondance. En effet, en l'absence d'assesseurs et de copropriétaires, le président est le seul garant de son déroulement conforme. L'ordonnance donne des précisions sur ce rôle2, mais n'indique pas si la présence physique du président de séance est requise aux côtés du syndic. Le président de séance pourra-t-il à distance s'assurer de la matérialité des pouvoirs, de l'exactitude de la liste d'émargement, du bon report des votes sur le procès-verbal etc. ? Contrairement à l'AG en audio ou visioconférence, aucun enregistrement ne fera foi.

Bref, sans présence du président de séance, tout est entre les mains du syndic, ce qui est la négation de l'idée d'assemblée générale présidée par un copropriétaire. 

Par ailleurs, une AG entièrement par correspondance ne permet aucune explication ni débat, par définition. Donc le conseil syndical veillera à ce que ne figure à l'ordre du jour que les questions courantes et non les engagements de travaux ou de contrats portant sur plusieurs années. Le conseil syndical veillera également à imposer une résolution d'élection des membres du conseil syndical avec les noms des postulants (autant de votes que de postulants), puisqu'ils ne pourront évidemment pas se porter volontaires en séance.

Dans le cas où votre syndic penche pour une AG en audio ou visioconférence, la question du coût est à aborder d'urgence. 

Dans tous les cas, la réunion de préparation de l'AG avec le syndic doit absolument être organisée par le conseil syndical, qu'elle soit en présentiel ou à distance. Rappel : l’ordre du jour doit obligatoirement être élaboré en concertation avec le conseil syndical6.

Le délai supplémentaire peut utilement être mis à profit pour effectuer ou faire effectuer un contrôle des comptes7.

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(1) Arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires et décret 2020-834 du 2 juillet 2020

(2) « Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967 susvisé. »

(3) par exemple : émargement de la liste de présence par système sécurisé d'identification, enregistrement de l'entrée et la sortie de chaque participant en cours de séance, enregistrement des votes avec les tantièmes correspondants (les tantièmes d'un copropriétaire peuvent changer selon les résolutions), gestion technique des votes avec affichage des ouvertures et fermetures, registre obligatoire des incidents techniques etc.

(4) https://www.unis-immo.fr/particuliers/unis-et-moi/actualites/adherents/organisation-des-ag-de-copro-distance

(5) Copro Visio impose par exemple un contrat équipant au moins 15 gestionnaires et couvrant matériel, logiciel, formation et maintenance.

(6) Article 26 du décret n°67-223

(7) www.teamcopro.fr